Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan FlowPilot ApS ("FlowPilot", "vi") behandler personoplysninger, som vi er selvstændigt dataansvarlige for – dvs. oplysninger om dig som bruger og kunde.
1. Vigtig afgrænsning: patientdata er ikke omfattet
Patient- og journaloplysninger, der behandles i FlowPilot (f.eks. via Ambient Scribe eller journalopslag), behandler vi som databehandler på vegne af din klinik, der er dataansvarlig. Den behandling er reguleret af databehandleraftalen i Bilag 1 til vores Servicevilkår – ikke af denne politik. Er du patient og har spørgsmål til en kliniks behandling af dine oplysninger, skal du kontakte klinikken.
2. Hvilke oplysninger vi behandler om dig
Konto- og profiloplysninger: Navn, e-mailadresse, identifikationsoplysninger fra dit MitID-login, dine profilindstillinger og skabeloner samt oplysninger om den klinik, du har angivet at arbejde for (kliniknavn, adresse, CVR- eller ydernummer).
Aftaledokumentation: Log over din accept af Servicevilkår og databehandleraftale (tidspunkt, identitet, tilknyttet dataansvarlig og dokumentversion), jf. Servicevilkårenes pkt. 2.3.
Betalingsoplysninger: Faktureringsnavn og -adresse, abonnementsplan og betalingshistorik. Selve kortdataene behandles af vores betalingsudbyder Stripe; vi ser og opbevarer aldrig dit fulde kortnummer.
Tekniske oplysninger: IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, login-tidspunkter og systemlogfiler, der genereres ved brug af tjenesten.
Support og kommunikation: Indholdet af dine henvendelser til os, f.eks. pr. e-mail til support@flowpilot.dk.
Forbrugsdata: Aggregeret forbrug af tjenestens funktioner (antal sessioner, forespørgsler m.v.) til fakturering og håndhævelse af fair use-politikken. Forbrugsdata omfatter ikke indholdet af konsultationer eller journalopslag.
3. Formål og retsgrundlag
| Formål | Oplysninger | Retsgrundlag |
|---|---|---|
| Oprettelse og drift af din konto, levering af tjenesten | Konto- og profiloplysninger, tekniske oplysninger | Opfyldelse af aftalen, GDPR art. 6, stk. 1, litra b |
| Dokumentation af aftaleindgåelse, herunder databehandleraftaler | Aftaledokumentation | Retlig forpligtelse (GDPR art. 28, stk. 9, og art. 30), art. 6, stk. 1, litra c, samt vores legitime interesse i at kunne dokumentere aftaler, litra f |
| Fakturering og betaling | Betalingsoplysninger, forbrugsdata | Opfyldelse af aftalen, art. 6, stk. 1, litra b, og retlig forpligtelse (bogføringsloven), litra c |
| Sikkerhed, fejlfinding og misbrugsforebyggelse | Tekniske oplysninger, forbrugsdata | Legitim interesse i at beskytte tjenesten og vores kunders data, art. 6, stk. 1, litra f |
| Support | Support og kommunikation | Opfyldelse af aftalen, art. 6, stk. 1, litra b |
| Nyhedsbrev (produktnyt, faglige tips) | Navn, e-mail | Samtykke, art. 6, stk. 1, litra a, jf. markedsføringslovens § 10, stk. 1; kan altid tilbagekaldes via link i hver mail |
| Servicemeddelelser og information om tilsvarende FlowPilot-produkter til eksisterende kunder | Navn, e-mail | Legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f, jf. markedsføringslovens § 10, stk. 4 (kundekredsundtagelsen); du kan altid frabede dig disse |
| Produktforbedring på baggrund af aggregeret, ikke-personhenførbar statistik | Aggregerede forbrugsdata | Legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f |
Vi anvender ikke dine oplysninger til automatiske afgørelser med retsvirkning, og vi træner ikke AI-modeller på dine oplysninger.
4. Modtagere af oplysningerne
Vi deler kun dine oplysninger med:
Databehandlere, der arbejder for os: Microsoft (Azure – hosting og drift samt e-mail, EU/EØS) [e-mail-opsætning bekræftes]. Vores databehandlere er underlagt databehandleraftaler og behandler kun oplysningerne efter vores instruks.
Selvstændige dataansvarlige: Stripe (betalingsformidling). Stripe behandler dine betalingsoplysninger under eget ansvar; se Stripes privatlivspolitik.
Din klinik: Den dataansvarlige, du er tilknyttet, kan få oplyst, at du har accepteret vilkår og databehandleraftale på klinikkens vegne (tidspunkt og version), jf. Servicevilkårenes pkt. 7.2a.
Offentlige myndigheder: Hvor vi er retligt forpligtet hertil, f.eks. over for Datatilsynet eller skattemyndighederne.
5. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Vores tjeneste drives i EU/EØS, og vi overfører som udgangspunkt ikke dine oplysninger til tredjelande. Stripes koncernstruktur kan indebære overførsel af betalingsrelaterede oplysninger til USA; grundlaget herfor er EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse for EU-U.S. Data Privacy Framework, subsidiært EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
6. Opbevaring og sletning
Konto- og profiloplysninger: Slettes senest 365 dage efter, at din konto er lukket, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring. Perioden gør det muligt at genåbne din konto med dine indstillinger og skabeloner intakte, f.eks. ved orlov eller klinikskifte; du kan til enhver tid anmode om sletning før tid, jf. afsnit 7.
Aftaledokumentation (accept-log): Opbevares, så længe den databehandleraftale, accepten dokumenterer, er eller kan blive relevant – dvs. aftalens løbetid med tillæg af 3 år (forældelseslovens almindelige frist), jf. vores retlige forpligtelse til at kunne påvise aftalens eksistens.
Bogføringsmateriale, herunder fakturaer: 5 år fra udgangen af regnskabsåret, jf. bogføringsloven.
Tekniske logfiler: Slettes eller anonymiseres senest 12 måneder efter registrering.
Supporthenvendelser: Slettes senest 2 år efter sagens afslutning.
7. Dine rettigheder
Du har efter GDPR ret til: indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (art. 15), berigtigelse af urigtige oplysninger (art. 16), sletning i visse tilfælde (art. 17), begrænsning af behandlingen (art. 18), dataportabilitet for oplysninger, du selv har afgivet (art. 20), og indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse (art. 21). Behandling baseret på samtykke kan du til enhver tid trække samtykket tilbage for, uden at det påvirker lovligheden af den forudgående behandling.
Du udøver dine rettigheder ved at skrive til info@flowpilot.dk. Vi svarer senest en måned efter modtagelsen.
8. Klage
Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Vi vil dog sætte pris på, at du kontakter os først, så vi kan forsøge at løse sagen.
9. Cookies
I webapplikationen anvender vi alene teknisk nødvendige cookies og lignende lagring (session- og login-håndtering, sikkerhed, dine indstillinger). Nødvendige cookies kræver ikke samtykke, jf. cookiebekendtgørelsen, og kan ikke fravælges, da tjenesten ikke fungerer uden.
På hjemmesiden (flowpilot.dk) anvender vi Google Tag Manager til styring af statistik- og markedsføringstags. Samtykkekrævende cookies (performance- og markedsføringscookies) sættes først, når du har givet samtykke via cookiebanneret, og du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke via cookieindstillingerne i sidefoden.
En fuld oversigt over anvendte cookies, deres formål og levetid vedligeholdes på https://flowpilot.dk/cookies.
10. Ændringer af denne politik
Vi kan opdatere politikken løbende. Væsentlige ændringer varsles pr. e-mail eller i applikationen. Den gældende version er altid tilgængelig på https://flowpilot.dk/privatlivspolitik.
11. Kontakt
FlowPilot ApS, CVR-nr. 45603199, Lillehammervej 21, 8600 Silkeborg – info@flowpilot.dk.
[Åbne punkter: (1) bekræft i Google Tag Manager, hvilke tags der er aktive (f.eks. Google Analytics 4), og at de er koblet til cookiebannerets samtykke, så de ikke affyres før accept, (2) bekræft e-mail-opsætningen i afsnit 4 (f.eks. Microsoft 365).]